В статье рассмотрены основные возможности программного комплекса "VT:Магазин" и схемы автоматизации, которые можно реализовать с его помощью.

Автоматизируем торговлю на базе программного комплекса «VT:Магазин»

В ранее опубликованной статье «Автоматизация учёта на разрозненных торговых объектах» рассматривался механизм синхронизации данных товарного учета между удаленными магазинами и офисом торговой сети. В данной статье речь пойдет о программном продукте, в основу которого заложены описанные ранее механизмы. Мы рассмотрим программный комплекс «VT:Магазин» и его использование в автоматизации, как торговых сетей, так и обычных магазинов. За время, прошедшее с момента написания предыдущей статьи было проведено достаточно большое число внедрений программного комплекса на различных торговых объектах и партнерами компании, и нашим собственным отделом внедрений. Пожелания пользователей, а также собственный опыт сопровождения комплекса «VT:Магазин», позволили значительно улучшить механизмы синхронизации данных, функциональность программ и удобство пользовательского интерфейса.

Целью данной статьи не ставится описание всех возможностей программного комплекса. Эту информацию можно найти в описании «VT:Магазин» и «АРМ кассира» в каталоге программного обеспечения нашего сайта. Мы постараемся рассмотреть только основные возможности комплекса и схемы автоматизации, которые можно реализовать с его помощью. Задача автоматизации небольшого магазина достаточна стандартная и отработанная задача для программ данного класса, поэтому в этой статье мы рассмотрим автоматизацию торговых предприятий, работающих в несколько ином формате, а точнее мы рассмотрим:

• автоматизацию торговых сетей;

• автоматизацию магазинов самообслуживания

• автоматизацию небольших кафе

Что же такое «VT:Магазин»? «VT:Магазин» - это законченное решение, предназначенное для комплексной автоматизации торговых объектов, от небольших магазинов, до торговых сетей. Его использование позволит вести полноценный количественный учет на торговых объектах и обеспечит синхронизацию документов товарного движения между магазинами и офисом торговой компании. То есть любой документ, проведенный в магазине, будет виден в офисе, и наоборот, любой документ, созданный в офисе и относящийся к какому-то магазину, будет отображен в учетной системе этого магазина. Возможность оперативно получать информацию по состоянию дел в любом из торговых объектов позволит более эффективно организовывать процессы пополнения товарных запасов и рассчитывать получаемую прибыль.

В состав комплекса входит ряд программных модулей, позволяющих строить различные схемы автоматизации.

• «VT:Магазин. АРМ кассира» — автоматизированное рабочее место кассира, ориентированное на повышение удобства работы кассира-операциониста и увеличение скорости обслуживания покупателей. При использовании АРМ кассира пользователь работает на ПК, на котором происходит формирование чека, с последующим выводом его на ККМ. Так же возможен вывод сформированного чека на любой принтер, если торговая организация является плательщиком ЕНВД и ей разрешено не использовать в своей деятельности ККМ.

• «VT:Магазин. Кассовый сервер» - сервер компьютерно-кассовой сети, предназначенный для обслуживания ряда системных пассивных ККМ в режиме «online». В этом случае кассиры работают на ККМ. Сервер обрабатывает запросы от ККМ реквизитов товара по коду/ШК и обеспечивает регистрацию выведенных на ККМ чеков.

• «VT:Магазин. АРМ менеджера» - программный модуль, обеспечивающий ведение товарно-денежного учета в разрезе розничных цен с полным документооборотом. Помимо внутреннего учета, АРМ менеджера позволяет осуществлять продажи товаров по безналичному расчету, с формированием полного пакета необходимых печатных документов.

• 1С-конфигурация — доработанная конфигурация на базе "1C: Торговля и Склад ред 9.2". Данная конфигурация предназначена для автоматизации офиса торгового предприятия. Конфигурация предусматривает обмен данными с распределенными торговыми объектами, на которых установлены компоненты комплекса «VT: Магазин».

• Утилиты для обеспечения автоматического обмена данными по сети Интернет или локальной сети. Утилита FtpEx (FTP Exchange) обеспечивает обмен файлами по FTP протоколу. Утилита DocEx (Document Exchange) отвечает за загрузку полученных из офиса документов в базу данных «VT:Магазин».

• Помимо вышеуказанных модулей, в программный комплекс входит ряд дополнительных компонентов: WProg — утилита для работы с фасовочными весами; Кассовый монитор — утилита контроля за работой рабочих мест кассиров и ККМ.

При развертывании программного комплекса в локальной сети, все его компоненты могут быть подключены к одной общей базе данных, что позволит оперировать данными о ценах и остатках товаров в едином информационном пространстве. Если торговые объекты удалены друг от друга, то обмен информацией можно организовать через сеть Интернет при помощи имеющихся утилит.

Комбинируя модули программного комплекса можно построить схемы автоматизации торговых объектов различной степени сложности. Рассмотрим немного подробнее несколько схем автоматизации на базе «VT:Магазин».

Автоматизация торговых сетей

При автоматизации разрозненных торговых объектов в точках продаж используются модули «АРМ кассира» и/или «Кассовый сервер», а также «АРМ менеджера», которые предназначены для автоматизации рабочих мест кассиров и обеспечивают ведение товарно-денежного учета.

В офисе устанавливается «1С:Предприятие» с входящей в состав программного комплекса конфигурацией. Данная конфигурация предназначена для ведения полного учета по всем торговым объектам, учета взаимодействия с поставщиками, ведения ценовой политики, расчета прибыли и прочих аспектов автоматизации учета. В данной конфигурации каждый удаленный магазин представлен удаленной базой, а каждый отдел данного магазина - отдельным складом. Следует отметить, что для ведения учета в неограниченном количестве удаленных магазинов достаточно установки в офисе однопользовательской версии программы «1С:Предприятие».

При помощи дополнительных утилит между торговыми точками и офисом производится автоматическая синхронизация данных на уровне документов. То есть любой документ проведенный в офисе по какому-либо складу, сконфигурированным как отдел удаленного магазина, автоматически выгружается на FTP-сервер, откуда забирается связанным с данным складом магазином. Аналогично, любой документ (в том числе любая продажа через ККМ), проведенный в магазине, выгружается на FTP-сервер, откуда забирается офисной системой товарного учета. При этом обеспечивается полная идентичность документов товарного движения в магазине и в офисе по связанному с магазином розничному складу.

Таким образом в офисе всегда имеется актуальная картина состояния дел по любому из магазинов. Частота обновления информации зависит только от частоты опроса FTP-сервера на предмет появления новых документов. При постоянном опросе FTP-сервера обновление данных займет от нескольких секунд до нескольких десятков секунд. Это время зависит от скорости имеющегося интернет-соединения и объема передаваемых документов.

Все документы передаются в упакованном виде и имеют небольшой объем. Для примера, приходная накладная на 100 товарных позиций при передаче будет иметь объем всего около 1,5-2 килобайт. Т. е. для синхронизации данных не требуется скоростной интернет, достаточно любого интернет-соединения, в том числе и GPRS. Это позволяет производить автоматизацию магазинов в районах, где отсутствует любая связь, кроме мобильной.

При отсутствии интернет-соединения документы, которые должны быть переданы в офис или из офиса, накапливаются и как только интернет-соединение появляется, производится синхронизация данных. Таким образом получается, что временное отсутствие интернета никак не скажется на работоспособности магазина или офиса.

Одной из специфических особенностей автоматизации торговых сетей является то, что новый товар часто приходуется непосредственно в магазинах, а не в центральном офисе. «VT:Магазин» позволяет реализовать такую схему поступления товара. В АРМ менеджера, установленном в магазине, достаточно добавить контрагента от которого принимается товар с тем же кодом, что и в центральном офисе. После проведения приходной накладной в магазине, информация поступит в офис и по складу, связанному с магазином, будет проведена накладная о поступлении товара от указанного контрагента.

Если товар, поступающий непосредственно в магазин новый, т. е. раньше сеть магазинов не продавала этот товар, то после получения документа с таким товаром офисная система учета добавит его в свой справочник автоматически. Однако при таком подходе может возникнуть пересортица товара, поскольку несколько магазинов торговой сети могут добавить один и тот же новый товар с разными кодами и разными наименованиями. Разумеется, что для центральной учетной системы это будут абсолютно разные товары. Учет по этим товарам будет вестись правильно, но это может затруднить анализы продаж. Для того, чтобы избежать подобной проблемы достаточно проводить документы с новой номенклатурой в офисе. После однократного проведения поступления нового товара в офисе, информация об этом товаре будет передана во все магазины, в которых этот товар будет продаваться. Дальнейшие поступления этого товара в магазины будут проводиться уже по существующей номенклатурной позиции, что не вызовет пересортицы.

Автоматизация магазинов самообслуживания

Магазины самообслуживания имеют некоторую специфику, которая заключается в постоянном приходе нового товара в течение рабочего дня. Весь пришедший в магазин товар практически сразу выставляется в торговый зал. То есть в течение рабочего дня необходимо постоянно обновлять номенклатуру продаваемых товаров на рабочих местах кассира.

«VT:Магазин» позволяет производить обновление товарных баз рабочих мест кассиров в фоновом режиме, т. е. без остановки процесса продаж. Схема взаимодействия учетной системы и торгового зала аналогична используемой при автоматизации разрозненных объектов, лишь с тем отличием, что обмен документами производится не через FTP-сервер, а через общую папку в локальной сети. При этом все документы, проводимые в «1С:Предприятие», при получении их из общей папки соответствующей утилитой, автоматически проводятся в базе данных АРМ кассира, изменяя остатки и цены в соответствии с указанными в документе, полученном от учетной системы. Достаточно сделать в 1С документ перемещения нового товара с основного склада на склад, связанный с торговым залом, и в течение нескольких секунд эта информация попадет в базу данных рабочих мест кассиров. При этом на рабочих местах кассиров не будет отображаться надпись «Подождите. Идет обновление базы данных», которая так сильно раздражает покупателей, вынужденных ожидать завершения этого обновления. Ни кассиры, ни покупатели вообще не заметят процедуры обновления данных.

Автоматизация небольших кафе

На тему автоматизации кафе на базе «VT:Магазин» есть отдельная статья, в которой подробно расписаны возможности и механизмы построения такой автоматизации. Поэтому отмечу лишь основные моменты.

Для ресторанов и кафе, работающими с заказами покупателей, выставлением счета и т. д., существует отдельный программный продукт - «VT:Ресторан». Однако, существует ряд предприятий общественного питания (небольшие кафе, пиццерии), которые работают в режиме фаст-фуд, где клиент сразу оплачивает свой заказ. Поэтому сложная система обработки заказов клиентов не требуется. Достаточно организовать схему быстрого обслуживания покупателей и учет ингредиентов, использующихся при изготовлении блюд. Программа «VT:Магазин. АРМ кассира» в сочетании с бесплатной 1С-конфигурацией «VT:Кафе» полностью решает данную задачу. Интерфейс АРМ кассира оптимизирован для работы с сенсорными экранами. В сочетании с настраиваемой экранной клавиатурой быстрого доступа он может обеспечить достаточно быстрый подбор интересующих клиента блюд.

Так же, как и основная 1С-конфигурация «VT:Магазин», конфигурация «VT:Кафе» позволяет организовать автоматизацию сети, состоящей из нескольких кафе. Механизмы обмена информацией аналогичны описанным в разделе про автоматизацию торговых сетей.

Конечно, при реальных внедрениях могут возникать какие-либо нюансы, связанные с особенностями ведения учета конкретным торговым предприятием, но большинство таких нюансов может быть легко разрешено благодаря многочисленным настройкам программного комплекса.